Κάντε περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο

Έχετε να κάνετε πολλά πράγματα στην εργασία σας και ο χρόνος είναι περιορισμένος. Έχει θέσει προτεραιότητες, έχετε οργανώσει το πρόγραμμά σας και προσπαθείτε να συγκεντρωθείτε. Για να αποδώσετε 100% και να καταφέρετε να κάνετε περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο πρέπει να βρείτε την πρακτική εκείνη που ταιριάζει καλύτερα σε εσάς αλλά και στην κατάσταση που βιώνετε τη δεδομένη στιγμή.

Παρακάτω θα σας δώσουμε 5 πρακτικές που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας και να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.

Διευκρινίστε ποιες είναι οι πραγματικές σας προσδοκίες

Όταν αναλαμβάνετε ένα μεγάλο και σημαντικό project στην εργασία σας, συνομιλήστε με τους υπευθύνους σας και τους ανθρώπους που σας το αναθέτουν για το τι περιμένουν από εσάς αναφορικά με αυτό. Χρειάζεται να κάνετε μια παρουσίαση στο PowerPoint ή και όχι. Ίσως χρειάζεται ένα αναλυτικό πλάνο ή και όχι.

Αυτές οι διευκρινίσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να σώσετε αρκετό χρόνο, γιατί θα γνωρίζετε επακριβώς τι χρειάζεται να κάνετε.

Ξαναχρησιμοποιήστε υλικό που έχετε ήδη δημιουργήσει

Αυτή η δυνατότητα να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε σε διάφορα project χρησιμοποιώντας υλικό που ήδη έχετε δημιουργήσει διαφέρει ανάλογα με τις ευθύνες που έχετε. Αλλά εκεί που μπορείτε να κάνετε επεξεργασία, copy, paste και όλα τα σχετικά, κάντε το. Αυτό μπορεί να γίνει με email, παρουσιάσεις, εκπαιδεύσεις, προτάσεις και οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα που έχετε να επικοινωνήσετε κάτι παρόμοιο.

Όταν ο χρόνος σάς πιέζει, χρησιμοποιήστε υλικό που έχετε και επεξεργαστείτε το, αλλάξτε το και κερδίστε πολλές ώρες από τη δουλειά σας. Για παράδειγμα, κάποιοι ομιλητές έχουν την τάση να δίνουν πολλές φορές τον ίδιο λόγο, γιατί, ως γνωστόν, η εξάσκηση μας κάνει καλύτερους.

Δημιουργήστε πρότυπα και λίστες

Για να μη χρονοτριβείτε σε διαδικασίες ρουτίνας δημιουργήστε πρότυπα και λίστες για να μπορέσετε να τα χρησιμοποιήσετε πολλές φορές. Για παράδειγμα, ένα email που αφορά μια συγκεκριμένη επικοινωνία μπορεί να παραμείνει το ίδιο και να μη γράφεται ξανά και ξανά με τις ίδιες πληροφορίες.

Παρουσιάσεις, εβδομαδιαίες λίστες αναφορών, θέματα για meeting μπορούν να έχουν πρότυπα εργασίας, για να σας σώσουν αρκετό χρόνο. Παράλληλα, οι λίστες μπορούν να σας φανούν χρήσιμες σε εβδομαδιαίους προγραμματισμούς, ατομικές συναντήσεις και επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να σώσετε χρόνο και δεν θα χρειάζεται να θυμάστε τι πρέπει να κάνετε ή να αποφασίσετε ποιο είναι το επόμενο βήμα σας.

Επικοινωνήστε όσα έχετε κάνει μέχρι στιγμής

Με την προφορική επικοινωνία όσων έχετε κάνει μέχρι ένα σημείο θα μπορέσετε να σώσετε χρόνο από όσα πρέπει να κάνετε μετά. Για παράδειγμα, μπορεί ο διευθυντής σας να σας έχει αναθέσει να ψάξετε πληροφορίες πάνω σε ένα συγκεκριμένο θέμα. Αντί μιας γραπτής επίσημης παρουσίασης, μπορεί να σας βοηθήσει πολύ περισσότερο να κάνετε σημειώσεις και να τις επικοινωνήσετε προφορικά στον διευθυντή σας ή να τον ενημερώσετε για τα ευρήματά σας μέχρι ένα σημείο. Μπορεί να σας πει ότι έχετε βρει αρκετά ή να σας δώσει μια καλύτερη κατεύθυνση.

Αποφασίστε πόσο χρόνο θα χρειαστείτε για ένα συγκεκριμένο task

Η πιο χρήσιμη πρακτική για τη μείωση του χρόνο στην εργασία είναι να αποφασίσετε από πριν πόσο χρόνο θα επενδύσετε σε ένα συγκεκριμένο task ή σε μέρος αυτού. Για παράδειγμα, αποφασίστε πόσο χρόνο θέλετε να επενδύσετε στην έρευνα για ένα project και τηρήστε αυτό το χρονοδιάγραμμα.

Τα χρονοδιαγράμματα δεν εγγυώνται πως θα μπορέσετε να ολοκληρώσετε ένα project σε συγκεκριμένο χρόνο, αλλά μπορεί να βοηθήσει να συγκεντρωθείτε. Αυτό θα σας κάνει να κάνετε τον χρόνο να δουλέψει υπέρ σας και να έχετε μεγάλα οφέλη.

Πηγή: Harvard Business Review

Αρθρογράφος: Elizabeth Grace Saunders

Επιμέλεια: Άγγελος Χατζηδάκης

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *